小野社会保険労務士事務所個人情報及び特定個人情報保護方針

小野社会保険労務士事務所は、社会保険労務士として業務を受託しているお客様の個人情報及び特定個人情報等の厳格な保護が最も重要な責務の一つと認識し、個人情報及び特定個人情報等の保護を徹底し、次のように取り扱います。

 

1 法令等の遵守(コンプライアンス尊重)

小野社会保険労務士事務所は、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律、個人情報保護法、社会保険労務士法、及び特定個人情報の適正な取り扱いに関するガイドライン(事業者編)、個人情報保護法第8条の規定に基づくガイドライン、社労士のためのマイナンバー対応ハンドブックその他の機密保護の基準に従い、当事務所が定める特定個人情報等取扱規程及び個人情報保護規程に基づいて、常にお客様の個人情報及び特定個人情報等を厳格に管理します。

 

2 適正な取得、利用及び提供

お客様の個人情報及び特定個人情報等の利用目的を明確にし、その取得、利用及び提供は、労働・社会保険諸法令に基づく官公署への届出等、事務所の業務遂行に必要とする最小限とし、必要とする場合以外は、事務所外に持ち出したり口外したりしません。

特に、特定個人情報等については、明示した利用目的以外の目的で利用したり提供したりしません。

 

3 職員の教育、監督

お客様の個人情報及び特定個人情報等の適切な取り扱いに関する教育を行い、当事務所から権限を与えられた職員だけがその情報にアクセスできます。事務所の特定個人情報等取扱規程及び個人情報保護規程に違反した職員は、定められた処分に処されます。

 

4 公表、提供及び開示

お客様の指示がある場合、または労働・社会保険諸法令等の法律により必要とされる場合を除いて、お客様の個人情報及び特定個人情報等を他の組織・団体に公表したり、提供したりすることはいたしません。また、従業員様からの直接の開示請求については、事業主様を経由して回答することとします。なお、開示内容により手数料が発生することがあります。

 

5 業務の委託

小野社会保険労務士事務所が外部に業務を再委託することは原則としてありません。一部分でも外部に委託する場合には、お客様の了解を得て、必ず当事務所の特定個人情報等取扱規程及び個人情報保護規程と同等の安全管理措置を講じること、およびいつでもその措置状況を確認するための監査ができることを要求します。

 

6 個人情報の加工

小野社会保険労務士事務所は、いただいた情報をお客様の許可なしに独自に変えることはしません。

 

7 保存、廃棄(削除)処分

いただいた個人情報及び特定個人情報等が記載された書類や電磁的記録について、取得した目的の事務に利用する必要がなくなり、法定の保存期間を経過したときは、速やかに廃棄します。

この場合、書類については、特定個人情報等の個人情報の部分を容易に復元できないよう塗りつぶしたり、文字を判読できないよう細かく裁断したりするか、専門の機密保護契約を結んだ外部業者に委託して行います。

  また、電磁的記録については、専用のデータ削除ソフトウェアの利用又は物理的な破壊等、復元不可能な手段により行います。

 

8 情報システム上の管理

個人情報及び特定個人情報等を取り扱うパソコンは、充分かつ必要なファイアウオール及びウイルスチェック機能を装備し、事務所の外へ持ち出すパソコンには起動時の認証機能を設定します。 

 

9 連絡窓口の専任

個人情報及び特定個人情報等に関するお客様との連絡等は、お客様が指定された貴社ご担当の方を通して行います。

 

10 問合せ窓口

上記に関するお問合せは下記にお願いします。

 

制定日 平成27年10月 5日

小野社会保険労務士事務所

代表 社会保険労務士    小野 健

電話0197-47-4915 電子メールinfo@onojimu.jp